Datenschutz
Datenschutzerklärung.
Der Schutz von Personendaten ist uns wichtig. In dieser Datenschutzerklärung erklären wir, wie Coiffinity Personendaten bearbeitet, wenn Sie unsere Website besuchen, mit uns Kontakt aufnehmen, am Pilotprogramm teilnehmen oder die Coiffinity-Plattform nutzen.
Coiffinity ist eine Schweizer Plattform für Coiffeursalons. Die Plattform unterstützt Salons unter anderem bei Kalender, Onlinebuchung, Kundenverwaltung, Kundenbindung, No-Shows, Verrechnung, Rechnungen, Lager, Finanzen, Steuerbericht, Mitarbeitenden, Rollen/Berechtigungen, Logs und Academy.
Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich unsere Website, unsere Plattform, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern.
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten ist Coiffinity. Die vollständigen Anbieter- und Kontaktangaben finden Sie im Impressum.
E-Mail: info@coiffinity.ch
Datenschutz-Anfragen: info@coiffinity.ch
2. Welche Daten wir bearbeiten
Je nach Nutzung der Website, Teilnahme am Pilotprogramm oder Verwendung der Plattform können insbesondere folgende Kategorien von Daten bearbeitet werden:
2.1 Daten von Interessenten und Pilotkunden
- Kontaktdaten wie Name, Salonname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Adresse
- Angaben aus Formularen auf der Website
- Informationen zur Anfrage, zum gewünschten Funktionsumfang oder zum Pilotprogramm
- Kommunikationsdaten, zum Beispiel E-Mail-Anfragen oder Gesprächsnotizen
2.2 Website- und technische Daten
- Nutzungsdaten der Website
- technische Daten wie IP-Adresse, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- technisch notwendige Cookies oder ähnliche Technologien, soweit diese für den Betrieb der Website erforderlich sind
- Analyse- und Nutzungsdaten, falls optionale Analysewerkzeuge aktiviert sind
2.3 Daten innerhalb der Coiffinity-Plattform
Wenn ein Salon Coiffinity nutzt, können innerhalb der Plattform je nach eingerichteten Funktionen insbesondere folgende Daten bearbeitet werden:
- Salon- und Betriebsdaten
- Daten von Mitarbeitenden, zum Beispiel Name, Rolle, Berechtigungen, Arbeitszeiten oder Aktivitätsdaten
- Kundenprofile von Kundinnen und Kunden der Salons
- Kontaktdaten von Kundinnen und Kunden der Salons, zum Beispiel Name, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse
- Termine, Buchungen, Onlinebuchungen und Terminverlauf
- No-Show-Hinweise, Kundenhistorie und Notizen
- Rechnungen, Zahlungen, Verrechnungen und Finanzdaten
- Lagerdaten, Produktdaten, Lieferantendaten und Betriebsdaten
- Logdaten und Aktivitätsprotokolle zur Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Fehleranalyse
2.4 Kommunikationsdaten bei SMS, WhatsApp oder ähnlichen Diensten
Wenn ein Salon Kommunikationsfunktionen wie Terminerinnerungen oder Terminbestätigungen nutzt, können dafür bestimmte Daten an einen Kommunikationsdienstleister übermittelt werden.
Bei Terminerinnerungen werden die Nachrichten möglichst datensparsam gestaltet. Eine typische Erinnerung enthält zum Beispiel nur den Salon, das Datum und die Uhrzeit des Termins:
Guten Tag, Ihr Termin im Salon ist am vereinbarten Datum zur vereinbarten Uhrzeit.
Je nach Funktion können insbesondere Telefonnummer, Salonname, Datum und Uhrzeit des Termins, Nachrichtentext sowie technische Versand- und Zustelldaten bearbeitet werden. Kundennamen oder detaillierte Angaben zur gebuchten Dienstleistung werden in solchen Erinnerungen nach aktuellem Stand nicht verwendet.
3. Zwecke der Bearbeitung
Wir bearbeiten Personendaten insbesondere für folgende Zwecke:
- Bereitstellung und Betrieb der Website
- Bearbeitung von Anfragen und Kontaktaufnahmen
- Durchführung und Betreuung des Pilotprogramms
- Bereitstellung, Betrieb und Weiterentwicklung der Coiffinity-Plattform
- Ermöglichung der Onlinebuchung für Salonkundinnen und Salonkunden
- Bereitstellung von Kunden-, Termin-, Rechnungs-, Lager-, Mitarbeitenden- und Finanzfunktionen
- Versand von Terminbestätigungen, Terminerinnerungen oder ähnlichen Nachrichten, soweit diese Funktionen aktiviert sind
- Support, Schulung, persönliche Begleitung und Kommunikation
- Sicherheit, Zugriffsschutz, Fehleranalyse und Missbrauchsprävention
- Nachvollziehbarkeit von Aktivitäten innerhalb der Plattform
- Website-Analyse und Verbesserung der Website, soweit Analysewerkzeuge aktiviert sind
- Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs-, Nachweis- und Dokumentationspflichten
4. Rechtsgrundlagen und berechtigte Interessen
Wir bearbeiten Personendaten nach den anwendbaren Datenschutzbestimmungen, insbesondere nach dem Schweizer Datenschutzrecht.
Die Bearbeitung erfolgt insbesondere, wenn sie für die Bereitstellung der Website, die Beantwortung von Anfragen, die Durchführung eines Vertrags, die Teilnahme am Pilotprogramm, den Betrieb der Plattform, die Sicherheit der Systeme oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.
Wir können Personendaten zudem bearbeiten, wenn ein berechtigtes Interesse besteht, zum Beispiel an einer sicheren, stabilen und nutzerfreundlichen Plattform, an der Verbesserung unserer Dienste, an der Fehlerbehebung oder an der Verhinderung von Missbrauch.
Soweit die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums anwendbar ist, stützen wir Bearbeitungen insbesondere auf Vertragserfüllung, berechtigte Interessen, Einwilligung und gesetzliche Pflichten.
5. Rolle von Coiffinity bei Salondaten
Wenn ein Salon Daten seiner Kundinnen und Kunden, Mitarbeitenden oder seines Betriebs in Coiffinity erfasst, ist grundsätzlich der Salon für diese Daten verantwortlich.
Coiffinity stellt in diesem Zusammenhang die technische Plattform bereit und bearbeitet diese Daten im Auftrag des Salons, soweit dies für Betrieb, Support, Sicherheit, Wartung und Vertragserfüllung erforderlich ist.
Coiffinity nutzt Kundendaten der Salons nicht eigenständig für fremde Zwecke. Details zur Auftragsbearbeitung können in einer separaten Auftragsbearbeitungsvereinbarung geregelt werden.
Die konkrete Rollenverteilung und die vertraglichen Datenschutzregelungen sollten vor produktiver Nutzung durch eine juristische Fachperson geprüft werden.
6. Weitergabe an Dritte und Dienstleister
Wir geben Personendaten nur weiter, wenn dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, eine rechtliche Pflicht besteht, eine Einwilligung vorliegt oder ein berechtigtes Interesse besteht.
Je nach eingesetzten Funktionen können insbesondere folgende Kategorien von Dienstleistern eingebunden werden:
- Hosting und technische Infrastruktur: Infomaniak Network SAi
- E-Mail-Versand: Hostpoint AG
- SMS, WhatsApp oder andere Kommunikationsdienste: Twilio
- Analyse- oder Trackingtools, soweit solche Dienste aktiviert werden
- Behörden, Gerichte oder andere Stellen, soweit wir rechtlich dazu verpflichtet sind
Wir achten darauf, dass beauftragte Dienstleister Personendaten nur im erforderlichen Umfang und nach angemessenen Vorgaben bearbeiten.
7. Hosting und Serverstandort
Die Website und/oder Plattform wird nach aktuellem Stand bei Infomaniak Network SA in der Schweiz gehostet.
Dabei können technische Daten, Plattformdaten und Sicherungskopien durch den Hostinganbieter bearbeitet werden, soweit dies für den sicheren Betrieb der Plattform erforderlich ist.
Falls sich Hosting, Serverstandorte oder eingesetzte Infrastruktur ändern, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend angepasst.
8. Datenbearbeitung im Ausland
Die zentrale Datenhaltung von Coiffinity erfolgt nach aktuellem Stand in der Schweiz.
Für einzelne Funktionen können jedoch Dienstleister eingesetzt werden, die Personendaten auch ausserhalb der Schweiz bearbeiten. Dies kann insbesondere Kommunikationsdienste wie SMS oder WhatsApp, Analyse-/Trackingdienste, E-Mail-Dienste oder Supportdienste betreffen.
In solchen Fällen achten wir darauf, dass geeignete vertragliche, technische und organisatorische Schutzmassnahmen bestehen, soweit dies nach anwendbarem Datenschutzrecht erforderlich ist.
Mögliche Anbieter und Länder sind:
- Kommunikationsdienste: Twilio / USA und ggf. weitere Länder, in denen Twilio oder eingesetzte Unterauftragsbearbeiter Daten bearbeiten
- Analyse-/Trackingdienste: je nach künftig eingesetztem Anbieter und dessen Bearbeitungsstandorten
9. SMS, WhatsApp und Kommunikationsdienste
Für bestimmte Kommunikationsfunktionen, zum Beispiel Terminbestätigungen, Terminerinnerungen, Stornierungshinweise oder ähnliche Nachrichten, kann Coiffinity externe Kommunikationsdienstleister einsetzen.
Dabei können je nach Funktion insbesondere Telefonnummer, Salonname, Datum und Uhrzeit des Termins, Nachrichtentext sowie technische Versand- und Zustelldaten an den Kommunikationsdienstleister übermittelt werden.
Die Nachrichten werden möglichst datensparsam gestaltet. Terminerinnerungen enthalten nach aktuellem Stand in der Regel keine Kundennamen und keine detaillierten Angaben zur gebuchten Dienstleistung, sondern zum Beispiel nur den Salon, das Datum und die Uhrzeit des Termins.
Als Kommunikationsdienstleister kann Twilio eingesetzt werden.
Der Versand solcher Nachrichten erfolgt nur, soweit die jeweilige Funktion aktiviert ist und soweit dies für die Terminverwaltung, Kundenkommunikation oder Vertragserfüllung des Salons erforderlich ist.
10. Website-Analyse
Nach aktuellem Stand werden auf der öffentlichen Website keine optionalen Analyse-Cookies ohne Einwilligung eingesetzt.
Falls Coiffinity künftig ein Analysewerkzeug verwendet, erfolgt dies nur, soweit dies nach anwendbarem Recht zulässig ist und die erforderlichen Einstellungen oder Einwilligungen vorliegen.
In einem solchen Fall können insbesondere Informationen über aufgerufene Seiten, Zeitpunkt des Besuchs, technische Geräte- und Browserinformationen, ungefähre Herkunft und Interaktionen auf der Website bearbeitet werden.
Namen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Kundendaten von Salons, Termininhalte, Rechnungsdaten oder andere direkt identifizierende Inhalte aus der Coiffinity-Plattform werden nicht für Website-Analysezwecke übermittelt.